Unidad didáctica 4

Planificación de visitas y rutas del equipo de ventas

Actividad 2

Programación de visitas a clientes

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Índice de la Actividad

Contenido

Programación de visitas a clientes

Supuesto 2

Para finalizar con la programación de visitas vas a realizar el siguiente ejercicio, que tendrá carácter evaluativo, donde deberás programar correctamente las visitas a los clientes de la empresa tanto en número y frecuencia de visitas como en tiempo de duración de las mismas, eligiendo entre las posibles opciones la más acertada. Para superarla tienes que tener como mínimo un 70% de aciertos. En caso contrario, deberás repetirla.

Enunciado
Tornillos de diferentes tamaños
© Getty Images

En este ejercicio tienes que exponer un programa de visitas que podrías realizar en la empresa BURDIN,S.A., donde vas a trabajar 20 días al mes a 8 horas diarias. Vas a dedicar 2 horas diarias a desplazamientos y esperas y el resto (6 horas) a las visitas.

La empresa tiene establecido que tenemos que hacer una visita diaria a un cliente potencial con una duración de 40 minutos. A todos los clientes reales de categoría B les debemos visitar una vez al mes y a todos los clientes reales de categoría A 2 veces al mes, por lo menos, y que el número de visitas a realizar por el vendedor sea de 9 al día.

Categoría de los clientes I
Clientes reales Número
Industriales (Importantes) 25 A
Ferreterías (Importancia media) 50 B
Hipermercados (Importancia media) 20 B
Categoría de los clientes II
Clientes potenciales
 24

No tomamos en cuenta el lugar donde están situados los clientes, ni el tipo de visita a efectuar, ni tenemos trazada las rutas de visitas.

El tiempo para cada visita a un cliente real puede ser de (en minutos): ( 10’, 20’, 30’, 40’, 50’ y 60’ ), es decir, las visitas tienen que tener una duración mínima de 10 minutos y una duración máxima de 60 minutos.

El vendedor tiene 2 opciones:

  1. Hacer el mismo nº de visitas diarias a cada tipo de cliente real, pero dedicando más tiempo a las visitas según la categoría de los clientes. A los clientes potenciales una visita diaria de 40 minutos. Si sobrase tiempo aprovecharías para tomarte un café.
  2. Dedicar el mismo tiempo a cada visita a un cliente real, pero haciendo más visitas diarias a los clientes según su categoría , en la proporción 4A, 2B y distribuyendo las visitas que resten por orden de prioridad 1A, 1B. A los clientes potenciales una visita diaria de 40 minutos. Si sobrase tiempo aprovecharías para tomarte un café.

Deberás hacer bien los cálculos e incorporarlos en el lugar correspondiente del cuadro para elegir la opción más adecuada que cumpla con los objetivos.

Programa de visitas
Cuestiones a resolver Opción A Opción B
Pregunta 1 Minutos disponibles al día para visitar a los clientes, ya sean reales o potenciales
Pregunta 2 Número de visitas diarias que debes realizar a cada tipo de cliente Cliente A: Cliente A:
Cliente B: Cliente B:
Cliente potencial: Cliente potencial:
Pregunta 3 Duración de las visitas a cada tipo de cliente (en minutos) Cliente A: Cliente A:
Cliente B: Cliente B:
Cliente potencial: Cliente potencial:
Pregunta 4 Número de visitas semanales que debes realizar a cada tipo de cliente. Cliente A: Cliente A:
Cliente B: Cliente B:
Cliente potencial: Cliente potencial:
Pregunta 5 Número de visitas mensuales que debes realizar a cada tipo de cliente. Cliente A: Cliente A:
Cliente B: Cliente B:
Cliente potencial: Cliente potencial:
Pregunta 6 Número de veces que visitarás al mes a cada tipo de cliente Cliente A: Cliente A:
Cliente B: Cliente B:
Cliente potencial: Cliente potencial:
Pregunta 7 Elige marcando la opción más adecuada para cumplir los objetivos marcados por la empresa.

Pregunta 1:
El vendedor utiliza 6 horas al día (360 minutos) para visitas, pierde 2 horas en desplazamientos.

Pregunta 2:
Opción A
Tiene que realizar 9 visitas al día. Serán 4 visitas a los clientes A (importantes) , 4 visitas a los clientes B (importancia mediana) y 1 visita a los clientes potenciales.

Opción B
Tiene que realizar 9 visitas al día. Serán 4 visitas a los clientes reales A (importantes), 2 visitas a los clientes reales B (importancia mediana) y 1 visita a los clientes Potenciales . Al quedar 2 visitas más que puede realizar, el reparto por importancia será 1 A y 1 B. En total serán 5 A, 3B y 1 C.

Pregunta 3:
Opción A

Visitas a clientes
Clientes Intervalo 10-20 Intervalo 20-30 Intervalo 30-40 Intervalo 40-50 Intervalo 50-60
4A 80 minutos 120 minutos 160 minutos 200 minutos  
4B 40 minutos 80 minutos 120 minutos 160 minutos  
1 Pot. 40 minutos 40 minutos 40 minutos 40 minutos  
Total 160 minutos (Sobran180 minutos) 240 minutos (Sobran 90 minutos) 320 minutos (Sobran 40 minutos para el café) 400 minutos (Tope 360 minutos) + 400 minutos

Opción B
Si va a dedicar el mismo tiempo a cada visita y tiene 360’ para visitas a repartir en 9 visitas (8 visitas a clientes reales y 1 visita a clientes potenciales, cuya duración ya sabemos que tiene que ser de 40 minutos), el tiempo que tendrá que utilizar para cada visita diaria a clientes reales será = (360’ – 40’ pot.)/8 visitas = 40’ visita.

Pregunta 4:
Opción A
Si diariamente se visitan 4 clientes reales importantes, 4 clientes de mediana importancia y un cliente potencial, a la semana (de 5 días) visitaré 20 A, 20 B y 5 Potenciales.

Opción B
Si diariamente se visitan 5 clientes reales importantes, 3 clientes reales de mediana importancia y un cliente potencial, a la semana visitaré 25 clientes A, 15 clientes B y 5 clientes Potenciales.

Pregunta 5:
Opción A
Si a la semana se visitan 20 clientes reales importantes, 20 clientes reales de mediana importancia y 5 clientes potenciales, al mes ( de 20 días, 4 semanas) visitaré 80 A, 80 B y 20 Potenciales.

Opción B
Si a la semana se visitan 25 clientes reales importantes, 15 clientes reales de mediana importancia y 5 clientes potenciales, al mes visitaré 100 clientes A, 60 clientes B y 20 clientes C

Pregunta 6:
Opción A
Dado que son 25 clientes A, 70 clientes B y 24 clientes Potenciales, a los clientes A les visitaré 3 veces al mes (80/25), a los clientes B les visitaré 1 vez al mes (80/70) y a los clientes Potenciales no les llegaré a visitar una vez al mes (20/24).

Opción B
Dado que son 25 clientes A, 75 clientes B y 24 clientes Potenciales, a los clientes A les visitaré 4 veces al mes (100/25), a los clientes B no llega para visitarles una vez al mes (60/75) y a los clientes Potenciales no les podré visitar una vez al mes (20/24).

Pregunta 7:
En conclusión, la opción a elegir será la opción A, donde a los clientes reales A se les visitará 3 veces al mes
( objetivo fijado por la empresa eran 2 veces ), a los clientes B 1 vez ( objetivo fijado por la empresa) y a los clientes Potenciales no llegaré a visitarles una vez (me quedarían 4 clientes sin visitar, pero no está fijado como objetivo mensual que se les visite una vez a todos). La duración de las visitas será de 40 minutos para los clientes potenciales, de 30 minutos para los clientes reales B (de mediana importancia) y de 40 minutos para los clientes reales A (de gran importancia).

La opción B no es válida porque a los clientes reales B no se les llega a visitar una vez al mes (objetivo fijado por la empresa), aunque a los clientes reales A se les llegará a visitar 4 veces, superior al objetivo fijado por la empresa de 2 veces.

 

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